(ক) দুই বা ততোধিক ব্যক্তি, দল বা পক্ষের মধ্যে কোনো সংবাদ, তথ্য, ভাব, ইচ্ছা, আকাঙ্ক্ষা বা মনোভাবের বিনিময় প্রক্রিয়াকে যোগাযোগ বলে। (খ) প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক কাঠামোর উচ্চস্তর থেকে যখন কোনো তথ্য, আদেশ বা সংবাদ নিম্নস্তরে পাঠানো হয়, তখন তাকে নিম্নগামী যোগাযোগ বলে। সাধারণত প্রতিষ্ঠানের উচ্চপদস্থ কর্মকর্তা বা ব্যবস্থাপক যখন তাদের অধস্তন কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করেন, তখন তা নিম্নগামী যোগাযোগ হিসেবে গণ্য হয়। এই প্রক্রিয়ায় প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য, উদ্দেশ্য, প্রয়োজনীয় আদেশ, নির্দেশ এবং পরামর্শ উচ্চস্তর থেকে পর্যায়ক্রমে নিম্নস্তরে পৌঁছায় এবং কর্মীরা সেই অনুযায়ী দায়িত্ব পালন করে। (গ) বার্তা প্রবাহ বিবেচনায় উৎপাদন ব্যবস্থাপক ও বিক্রয় ব্যবস্থাপকের মধ্যকার যোগাযোগটি হলো সমান্তরাল যোগাযোগ। প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগে কর্মরত একই পদমর্যাদা সম্পন্ন দুই বা ততোধিক ব্যক্তির মধ্যে যে যোগাযোগ সংগঠিত হয়, তাকে সমান্তরাল যোগাযোগ বলে। এই ধরনের যোগাযোগ প্রবাহে কোনো উচ্চস্তর বা নিম্নস্তরের ভেদাভেদ থাকে না, বরং সমপর্যায়ের ব্যক্তিবর্গের মধ্যে তথ্যের আদান-প্রদান ঘটে। যেমন: ক্রয় ব্যবস্থাপকের সাথে বিক্রয় ব্যবস্থাপকের যোগাযোগ। উদ্দীপকে দেখা যায়, যমুনা কোম্পানির পণ্য উৎপাদন হার অনুযায়ী বিক্রি বাড়ছে না এবং পণ্য অধিক পরিমাণে মজুদ হচ্ছে। এই সমস্যাটি সমাধানের জন্য উৎপাদন ব্যবস্থাপক বিক্রয় ব্যবস্থাপককে ই-মেইলের মাধ্যমে বিষয়টি জানান। এখানে উৎপাদন ব্যবস্থাপক এবং বিক্রয় ব্যবস্থাপক উভয়েই ব্যবস্থাপক পর্যায়ের কর্মকর্তা, অর্থাৎ তারা একই পদমর্যাদার। তাই তাদের মধ্যকার এই যোগাযোগ বার্তা প্রবাহ বিবেচনায় সমান্তরাল যোগাযোগ। (ঘ) সংশ্লিষ্ট পক্ষ বিবেচনায় চিঠি ও লিফলেট দিয়ে যে যোগাযোগ করা হয়েছে তা হলো বাহ্যিক যোগাযোগ, যা বিক্রয় বাড়াতে অত্যন্ত যথার্থ ও কার্যকর হবে। প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ সদস্যদের বাইরে বাইরের কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের সাথে যে যোগাযোগ স্থাপন করা হয়, তাকে বাহ্যিক যোগাযোগ বলে। যেমন: ক্রেতা, সরবরাহকারী, ব্যাংক বা সরকারি প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ। উদ্দীপকে বিক্রয় বিভাগের পক্ষ থেকে ক্রেতা প্রতিষ্ঠানগুলোকে চিঠি ও লিফলেট পাঠানো হয়েছে, যা প্রতিষ্ঠানের বাইরের পক্ষের সাথে যোগাযোগ, তাই এটি বাহ্যিক যোগাযোগ। বিক্রয় বৃদ্ধির লক্ষ্যে এই বাহ্যিক যোগাযোগের যথার্থতা নিচে মূল্যায়ন করা হলো: ১. স্পষ্টতা ও প্রামাণ্যতা: চিঠি ও লিফলেট হলো লিখিত যোগাযোগের মাধ্যম। ১০% বিক্রয় কমিশনের মতো আর্থিক প্রস্তাবের ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ সবচেয়ে কার্যকর, কারণ এটি প্রামাণ্য দলিল হিসেবে কাজ করে এবং তথ্যের কোনো অস্পষ্টতা থাকে না। ২. ব্যাপক প্রচার: লিফলেট বিতরণের মাধ্যমে অনেক বেশি সংখ্যক ক্রেতা প্রতিষ্ঠানের কাছে দ্রুত এই অফারটি পৌঁছে দেওয়া সম্ভব, যা বিক্রয় বৃদ্ধির সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেয়। ৩. পেশাদারিত্ব: আনুষ্ঠানিক চিঠিপত্রের মাধ্যমে যোগাযোগ করলে প্রতিষ্ঠানের পেশাদারিত্ব প্রকাশ পায়, যা ক্রেতা প্রতিষ্ঠানের সাথে সুসম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করে। পরিশেষে বলা যায়, ক্রেতা প্রতিষ্ঠানগুলোকে কমিশনের বিষয়টি স্পষ্টভাবে জানাতে এবং বিক্রয় বৃদ্ধিতে উৎসাহিত করতে বাহ্যিক লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতিটি সম্পূর্ণ যথার্থ ও যুক্তিযুক্ত।