(ক) যোগাযোগ বলতে দুই বা ততোধিক ব্যক্তির মধ্যে তথ্য, ধারণা, অনুভূতি বা সংবাদের আদান-প্রদান প্রক্রিয়াকে বোঝায়। (খ) প্রতিষ্ঠানের নিম্নস্তরের কর্মী বা অধস্তনদের কাছ থেকে উচ্চস্তরের কর্মকর্তা বা ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে যখন কোনো তথ্য, প্রতিবেদন, অভিযোগ বা মতামত প্রেরিত হয়, তাকে ঊর্ধ্বগামী যোগাযোগ বলে। যেমন: কোনো কর্মীর ছুটির আবেদন বা কাজের অগ্রগতি প্রতিবেদন ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তার কাছে পাঠানো। (গ) রায়হানা ট্রেডিং-এর যোগাযোগ পদ্ধতিটি হলো নিম্নগামী যোগাযোগ। প্রতিষ্ঠানের ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ যখন তাদের অধস্তনদের প্রয়োজনীয় আদেশ, নির্দেশ, উপদেশ বা নীতিমালার কথা জানান, তখন তাকে নিম্নগামী যোগাযোগ বলে। এই প্রক্রিয়ায় তথ্যের প্রবাহ উপর থেকে নিচের দিকে প্রবাহিত হয়। এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য, উদ্দেশ্য এবং নিয়মাবলী অধস্তনদের অবহিত করা হয়। উদ্দীপকে দেখা যায়, রায়হানা ট্রেডিং কর্পোরেশনের চেয়ারম্যান (সর্বোচ্চ কর্তৃপক্ষ) তার প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগের বিভাগীয় প্রধানদের (অধস্তন) করণীয় সম্পর্কে নির্দেশনা প্রদান করেন। এখানে তথ্যের প্রবাহ ঊর্ধ্বতন থেকে অধস্তনের দিকে প্রবাহিত হচ্ছে। সুতরাং, বলা যায় যে রায়হানা ট্রেডিং-এর ব্যবহৃত যোগাযোগ পদ্ধতিটি নিম্নগামী যোগাযোগ। (ঘ) হ্যাঁ, আমি মনে করি রায়হানা ট্রেডিং-এর ব্যবহৃত যোগাযোগের মাধ্যমটি বিদেশিদের সাথে যোগাযোগের জন্য যথেষ্ট। মি. রায়হান দেশ-বিদেশে ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য ই-মেইল ([email protected]) ব্যবহার করেন। ই-মেইল হলো ইন্টারনেটের মাধ্যমে দ্রুত এবং সাশ্রয়ীভাবে তথ্য আদান-প্রদানের একটি ডিজিটাল মাধ্যম। আন্তর্জাতিক বা বৈদেশিক বাণিজ্যের ক্ষেত্রে ই-মেইলের গুরুত্ব অপরিসীম কারণ: ১. দ্রুততা: মুহূর্তের মধ্যে পৃথিবীর যেকোনো প্রান্তে বার্তা পাঠানো যায়, যা দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা করে। ২. খরচ কম: প্রথাগত ডাকযোগে চিঠি পাঠানোর তুলনায় ই-মেইলের খরচ অত্যন্ত নগণ্য। ৩. প্রমাণ সংরক্ষণ: ই-মেইলের মাধ্যমে তথ্যের লিখিত রেকর্ড বা প্রমাণ সংরক্ষণ করা সহজ হয়, যা ব্যবসায়িক চুক্তির ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ৪. সহজলভ্যতা: বর্তমান যুগে প্রায় সব আন্তর্জাতিক ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানই ই-মেইল ব্যবহার করে, ফলে বিদেশিদের সাথে যোগাযোগ স্থাপন করা সহজ হয়। উদ্দীপকে দেখা যায়, মি. রায়হান একজন রপ্তানিকারক এবং তিনি ই-মেইল ব্যবহার করেন। রপ্তানি বাণিজ্যে দ্রুত যোগাযোগ এবং দাপ্তরিক প্রমাণ অত্যন্ত জরুরি, যা ই-মেইলের মাধ্যমে নিশ্চিত করা সম্ভব। অতএব, রায়হানা ট্রেডিং-এর ব্যবহৃত ই-মেইল মাধ্যমটি বিদেশিদের সাথে যোগাযোগের জন্য যথেষ্ট।