(ক) প্রতিষ্ঠানের সংগঠন কাঠামোর এক বিভাগের ঊর্ধ্বতনের সাথে অন্য বিভাগের অধস্তনের অথবা এক বিভাগের অধস্তনের সাথে অন্য বিভাগের ঊর্ধ্বতনের যে যোগাযোগ সংঘটিত হয়, তাকে কৌণিক যোগাযোগ বলে। (খ) সংবাদ গ্রহণের পর প্রাপক তার প্রতিক্রিয়া বা প্রত্যুত্তর প্রেরকের নিকট পাঠানোকে ফলাবর্তন বলে। কার্যকরী যোগাযোগে ফলাবর্তন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি যোগাযোগ প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত পর্যায়। এর মাধ্যমে প্রেরক নিশ্চিত হতে পারেন যে তার পাঠানো বার্তাটি প্রাপক সঠিকভাবে গ্রহণ করেছেন কি না এবং তা বুঝতে পেরেছেন কি না। ফলাবর্তনের মাধ্যমেই যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি পূর্ণতা পায় এবং নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জিত হয়। তাই যোগাযোগের কার্যকারিতা নিশ্চিত করতে ফলাবর্তন অপরিহার্য। (গ) জনাব ইয়ামিন প্রথমে অফিসে এসে সার্বিক বিচারে মৌখিক যোগাযোগ করেছেন। প্রেরক যখন কথা বলার মাধ্যমে তার মনের ভাব, তথ্য বা সংবাদ প্রাপকের নিকট প্রেরণ করে, তাকে মৌখিক যোগাযোগ বলে। কথোপকথন, সাক্ষাৎকার, টেলিফোন আলাপ, সভা ইত্যাদি মৌখিক যোগাযোগের অন্যতম মাধ্যম। উদ্দীপকে দেখা যায়, আধুনিক বিক্রয় ব্যবস্থাপক জনাব ইয়ামিন প্রতিদিন অফিসে এসে প্রতিষ্ঠানের সকল পর্যায়ের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের খোঁজ-খবর নেন এবং বিভিন্ন স্থানে নিয়োজিত ডিলারদের সাথে টেলিফোনে কথা বলে বিক্রয়ের সার্বিক অবস্থা জানেন ও উৎসাহিত করেন। এই পুরো প্রক্রিয়াটি কথা বলার মাধ্যমে সম্পন্ন হয়েছে। সুতরাং, জনাব ইয়ামিনের এই যোগাযোগ পদ্ধতিটি মৌখিক যোগাযোগের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। (ঘ) জনাব ইয়ামিন পণ্য ফরমায়েশের ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহার করেছেন, যার যৌক্তিকতা নিচে মূল্যায়ন করা হলো: যে প্রক্রিয়ায় প্রেরক শব্দ বা বাক্য লিখে মনের ভাব, অনুভূতি বা তথ্য প্রাপকের নিকট প্রেরণ করে, তাকে লিখিত যোগাযোগ বলে। চিঠিপত্র, ফ্যাক্স, ই-মেইল, রিপোর্ট ইত্যাদি লিখিত যোগাযোগের উদাহরণ। উদ্দীপকে দেখা যায়, ডিলাররা যখন পণ্য ক্রয়ের অর্ডার টেলিফোনে দিতে চান, জনাব ইয়ামিন তা গ্রহণ না করে ফ্যাক্সসহ ফরমায়েশ পাঠাতে বলেন এবং প্রাপ্ত ফরমায়েশগুলো সংরক্ষণ করে রাখেন। পণ্য ফরমায়েশের ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ ব্যবহারের যৌক্তিকতা নিম্নরূপ: ১. স্থায়ী প্রমাণ: লিখিত যোগাযোগ স্থায়ী হয়, যা ভবিষ্যতে প্রমাণ হিসেবে ব্যবহার করা যায়। ২. ভুল বোঝাবুঝি নিরসন: মৌখিক আদেশে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে, কিন্তু লিখিত আদেশে তথ্যের নির্ভুলতা বজায় থাকে। ৩. সংরক্ষণযোগ্যতা: লিখিত ফরমায়েশ সংরক্ষণ করে রাখা যায়, যা পরবর্তীতে হিসাব মেলানোর ক্ষেত্রে সহায়ক হয়। ৪. দায়বদ্ধতা: লিখিত আদেশের ফলে প্রেরক এবং প্রাপক উভয়েই তাদের দায়িত্বের ব্যাপারে দায়বদ্ধ থাকেন। মৌখিক আদেশের ক্ষেত্রে ফরমায়েশদাতা পরবর্তীতে তা অস্বীকার করতে পারেন, যা প্রতিষ্ঠানের জন্য ঝুঁকিপূর্ণ। তাই জনাব ইয়ামিন কর্তৃক ডিলারদের অর্ডার মৌখিকভাবে গ্রহণ না করে লিখিত পদ্ধতিতে গ্রহণ করার সিদ্ধান্তটি অত্যন্ত যৌক্তিক এবং পেশাদার।