(ক) যে ইলেকট্রিক টেলিকমিউনিকেশন যন্ত্রের সাহায্যে স্ক্যান্ড (Scanned) ও প্রিন্টেড (Printed) কোনো সংবাদ, তথ্য, চিত্র, নকশা, চার্ট, ফর্মুলা প্রভৃতি হুবহু সহজে ও নির্ভুলভাবে মুহূর্তের মধ্যে দূরবর্তী স্থানে পাঠানো যায়, তাকে ফ্যাক্স বলে। (খ) তথ্য সংগ্রহ, প্রক্রিয়াকরণ, সংরক্ষণ এবং ইন্টারনেট নির্ভর যোগাযোগ প্রযুক্তির মাধ্যমে দ্রুত তথ্য আদান-প্রদান ও যোগাযোগ স্থাপন সংশ্লিষ্ট কম্পিউটারাইজড ব্যবস্থাকে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি বলে। ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনায় এর গুরুত্ব অপরিসীম। এর মাধ্যমে প্রয়োজনীয় তথ্যসমূহ দ্রুত বিনিময় করা সম্ভব হয়, যার ফলে সঠিক সময়ে দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়। এছাড়া, এর মাধ্যমে বিপুল পরিমাণ তথ্য সুশৃঙ্খলভাবে সংরক্ষণ করা যায়, যা প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা বৃদ্ধিতে সহায়ক। (গ) উদ্দীপকের মি. নির্মলের যোগাযোগের ধরন হলো অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ। যে যোগাযোগ পদ্ধতিতে প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত কোনো আনুষ্ঠানিক নিয়ম-কানুন, নীতি বা সাংগঠনিক কাঠামো অনুসরণ করা হয় না, তাকে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ বলে। এই ধরনের যোগাযোগ সাধারণত ব্যক্তিগত সম্পর্ক, সামাজিক মেলামেশা বা আকস্মিক সাক্ষাতের মাধ্যমে সংঘটিত হয়। উদ্দীপকে দেখা যায়, মি. নির্মল একটি ব্যাংকের ব্যবস্থাপক। তিনি ব্যাংকিং কার্যক্রম পরিচালনায় কিছু সমস্যার সম্মুখীন হন। একদিন একটি সুপারশপে কেনাকাটা করার সময় অন্য এক ব্যাংকের ব্যবস্থাপকের সাথে তার দেখা হয় এবং তিনি তার সমস্যার বিষয়ে আলোচনা করে সমাধান করেন। এখানে মি. নির্মল কোনো প্রাতিষ্ঠানিক নিয়ম অনুসরণ করেননি এবং প্রতিষ্ঠানের বাইরের একটি স্থানে ব্যক্তিগতভাবে আলোচনা করেছেন। এক্ষেত্রে পেশাগত সম্পর্কের চেয়ে ব্যক্তিগত আলাপচারিতা মুখ্য ছিল। তাই বলা যায়, মি. নির্মলের এই যোগাযোগ পদ্ধতিটি অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ। (ঘ) কামাল সাহেবের যোগাযোগ পদ্ধতিটি মি. নির্মলের যোগাযোগ পদ্ধতি অপেক্ষা বেশি সুবিধাজনক, এই বক্তব্যের সাথে আমি একমত। কামাল সাহেব একই প্রতিষ্ঠানের ক্রয় ব্যবস্থাপক এবং তিনি সমস্যা সমাধানে বিক্রয় ব্যবস্থাপকের সাথে আলোচনা করেন। যেহেতু উভয়ই প্রতিষ্ঠানের সমান মর্যাদার কর্মকর্তা, তাই তাদের এই যোগাযোগ পদ্ধতিটি হলো সমান্তরাল যোগাযোগ। অন্যদিকে, মি. নির্মল অন্য ব্যাংকের ব্যবস্থাপকের সাথে সুপারশপে আলোচনা করেছেন, যা একটি অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ। সমান্তরাল যোগাযোগ এবং অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের মধ্যে তুলনামূলক সুবিধাগুলো নিচে আলোচনা করা হলো: ১. প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জন: সমান্তরাল যোগাযোগে একই প্রতিষ্ঠানের সমপর্যায়ের কর্মকর্তাদের মধ্যে সমন্বয় তৈরি হয়, যা দ্রুত প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনে সহায়ক। কিন্তু অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগে ব্যক্তিগত আলাপ প্রাধান্য পায়, যা সব সময় প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনে কার্যকর হয় না। ২. তথ্যের নির্ভরযোগ্যতা: কামাল সাহেব তার প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ কর্মকর্তার সাথে আলোচনা করায় তথ্যের নির্ভরযোগ্যতা এবং গোপনীয়তা বজায় থাকে। অন্যদিকে, মি. নির্মল প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যক্তির সাথে আলোচনা করেছেন, ফলে সংবেদনশীল তথ্য ফাঁস হওয়ার ঝুঁকি থাকে এবং পরামর্শটি তার প্রতিষ্ঠানের জন্য পুরোপুরি কার্যকর নাও হতে পারে। ৩. দ্রুত সমাধান: সমান্তরাল যোগাযোগে বিভাগীয় সমন্বয়ের মাধ্যমে সমস্যার দ্রুত ও বাস্তবসম্মত সমাধান পাওয়া যায়। অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগে সমাধান পাওয়া গেলেও তা অনেক সময় দাপ্তরিকভাবে গ্রহণযোগ্য হয় না। উপরোক্ত যুক্তির প্রেক্ষিতে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ সমন্বয় এবং কার্যকর লক্ষ্য অর্জনের ক্ষেত্রে কামাল সাহেবের সমান্তরাল যোগাযোগ পদ্ধতিটি মি. নির্মলের অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ পদ্ধতির চেয়ে অনেক বেশি সুবিধাজনক।