(ক) যোগাযোগ প্রক্রিয়া বলতে এমন কতকগুলো আন্তঃসম্পর্কিত পদক্ষেপকে বোঝায় যার মাধ্যমে তথ্য বা সংবাদ প্রেরকের কাছ থেকে প্রাপকের নিকট পৌঁছে। (খ) ফলাবর্তন বলতে প্রেরকের সংবাদের পরিপ্রেক্ষিতে প্রাপকের প্রদত্ত প্রত্যুত্তর বা মনোভাবকে বোঝায়। যোগাযোগ প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত পর্যায় হলো ফলাবর্তন। সংবাদ প্রাপ্তির পর প্রাপক তা বিশ্লেষণ ও উপলব্ধি করে সংবাদের প্রত্যুত্তর বা মনোভাব প্রেরকের নিকট প্রেরণ করে। এর মাধ্যমে প্রেরক জানতে পারে যে তার প্রেরিত সংবাদটি প্রাপক সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছে কি না এবং যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি সফল হয়েছে কি না। (গ) উদ্দীপকের প্রতিষ্ঠানের নিজেদের কর্মীদের মধ্যে শাব্দিক যোগাযোগের যান্ত্রিক বা ইলেকট্রনিক মৌখিক যোগাযোগ সংঘটিত হয়েছে। যখন মৌখিক বা লিখিত শব্দ বা ভাষা ব্যবহার করে সংবাদ বা তথ্য যোগাযোগভুক্ত পক্ষসমূহের মধ্যে বিনিময় করা হয়, তখন তাকে শাব্দিক যোগাযোগ বলে। শাব্দিক যোগাযোগের একটি ধরন হলো মৌখিক যোগাযোগ। বর্তমানে প্রযুক্তির উৎকর্ষতার ফলে মৌখিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে বিভিন্ন যান্ত্রিক বা ইলেকট্রনিক মাধ্যম ব্যবহৃত হচ্ছে, যেমন: টেলিফোন, ভিডিও কনফারেন্সিং, অডিও কনফারেন্সিং ইত্যাদি। উদ্দীপকে দেখা যায়, মি. আদিব ও মি. সাকিবের প্রতিষ্ঠানটি নিজেদের কর্মীদের সাথে যেকোনো পরামর্শ ভিডিও কনফারেন্স ও অডিও কনফারেন্স প্রযুক্তির মাধ্যমে গ্রহণ করে। যেহেতু এখানে শব্দ ও ভাষার মাধ্যমে যান্ত্রিক উপায়ে মৌখিক যোগাযোগ করা হচ্ছে, তাই এটি শাব্দিক যোগাযোগের যান্ত্রিক বা ইলেকট্রনিক মৌখিক যোগাযোগ। (ঘ) উদ্দীপকে বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানে শাব্দিক যোগাযোগের লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহৃত হয়েছে। শব্দ বা ভাষা লিখে প্রকাশ করার মাধ্যমে যে যোগাযোগ সংঘটিত হয়, তাকে লিখিত যোগাযোগ বলে। যেমন: ই-মেইল, ফ্যাক্স, চিঠি, প্রতিবেদন ইত্যাদি। আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের ক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগের গুরুত্ব অপরিসীম, যা নিচে মূল্যায়ন করা হলো: ১. স্থায়ী প্রমাণ: লিখিত যোগাযোগ স্থায়ী প্রকৃতির হয়, যা ভবিষ্যতে রেফারেন্স বা প্রমাণ হিসেবে ব্যবহার করা যায়। ২. আইনি বৈধতা: ব্যবসায়িক চুক্তিনামা বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের ক্ষেত্রে লিখিত দলিল আইনি ভিত্তি প্রদান করে, যা আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে অত্যন্ত জরুরি। ৩. নির্ভুলতা ও স্পষ্টতা: লিখিতভাবে তথ্য প্রদান করলে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা কম থাকে এবং প্রাপক বারবার পড়ে বিষয়টি স্পষ্ট করে নিতে পারে। ৪. দূরবর্তী যোগাযোগ: ই-মেইল ও ফ্যাক্সের মাধ্যমে পৃথিবীর এক প্রান্ত থেকে অন্য প্রান্তে দ্রুত এবং আনুষ্ঠানিকভাবে তথ্য আদান-প্রদান করা সম্ভব। উদ্দীপকের মি. আদিব ও মি. সাকিব আন্তর্জাতিক বাণিজ্যের সাথে জড়িত। বিদেশি ব্যবসায়ীদের সাথে তথ্য আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে তাঁরা ফ্যাক্স ও ই-মেইল ব্যবহার করেন। আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে তথ্যের গোপনীয়তা, নির্ভুলতা এবং স্থায়ী প্রমাণের প্রয়োজনীয়তা থাকায় তাঁদের এই লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতির ব্যবহার অত্যন্ত যৌক্তিক এবং গুরুত্বপূর্ণ।