(ক) প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় মানবসম্পদ, অর্থ, যন্ত্রপাতি ও অন্যান্য উপাদানসমূহকে সুসংবদ্ধ ও সম্পর্কযুক্ত করার প্রক্রিয়াকে সংগঠিতকরণ বলে। (খ) যখন একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন প্রকৃতির কাজ (যেমন: উৎপাদন, ক্রয়, বিক্রয়, অর্থায়ন ইত্যাদি) আলাদা আলাদাভাবে সম্পন্ন করার প্রয়োজন হয়, তখন কার্যভিত্তিক সংগঠন ব্যবহার করা হয়। শিল্পপ্রতিষ্ঠানে এই ধরনের সংগঠন অধিক উপযোগী। কারণ, কার্যভিত্তিক সংগঠনে নির্দিষ্ট কাজের জন্য বিশেষজ্ঞদের নিয়োগ দেওয়া হয় এবং তাদের সরাসরি নির্বাহী ক্ষমতা অর্পণ করা হয়। এর ফলে বিশেষজ্ঞরা তাদের জ্ঞান ও দক্ষতা স্বাধীনভাবে কাজে লাগাতে পারেন, যা প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে। এছাড়া কাজকে ছোট ছোট ভাগে ভাগ করায় বিশেষজ্ঞ কর্মীরা স্বেচ্ছাচারী হওয়ার সুযোগ পায় না এবং অধস্তনরা তাদের কাছ থেকে অনেক কিছু শিখতে পারে। ফলে নিয়ন্ত্রণ সহজ হয় এবং নমনীয়তা বজায় থাকে। (গ) উদ্দীপকে বর্ণিত মাইক্রোসফট কোম্পানির সভার ব্যবস্থাকে ভিডিও কনফারেন্সিং বলা হয়। ভৌগোলিকভাবে বিভিন্ন স্থানে বিস্তৃত ব্যক্তি বা দলের মধ্যে তথ্য বিনিময়ের একটি অত্যাধুনিক যান্ত্রিক পদ্ধতি হলো ভিডিও কনফারেন্সিং। এই পদ্ধতিতে ইলেকট্রনিক উচ্চপ্রযুক্তির যন্ত্রপাতি সজ্জিত পৃথক কক্ষে বসে বিভিন্ন স্থানে অবস্থানরত ব্যক্তিগণ একে অপরকে ভিডিওর সাহায্যে দেখতে পান এবং অডিওর মাধ্যমে শুনতে পান। এর ফলে সরাসরি উপস্থিত না হয়েও মুখোমুখি আলোচনার পরিবেশ তৈরি হয়। উদ্দীপকে দেখা যায়, মাইক্রোসফট একটি বিশ্বখ্যাত সফটওয়্যার কোম্পানি যার সারা বিশ্বে অসংখ্য আঞ্চলিক অফিস রয়েছে। প্রতিষ্ঠানটি প্রতি মাসে আঞ্চলিক প্রধানদের নিয়ে সভার আয়োজন করে, যেখানে আঞ্চলিক প্রধানগণ স্ব-স্ব কর্মস্থলে বসেই প্রযুক্তির মাধ্যমে সরাসরি অংশগ্রহণ করেন এবং তথ্য উপস্থাপন ও মতামত প্রদান করেন। এই প্রক্রিয়ায় যাতায়াত ব্যয় ও সময় সাশ্রয় হচ্ছে। এই বৈশিষ্ট্যগুলো ভিডিও কনফারেন্সিং-এর সাথে হুবহু মিলে যায়। সুতরাং, উদ্দীপকে বর্ণিত প্রতিষ্ঠানের সভার ব্যবস্থাটি ভিডিও কনফারেন্সিং। (ঘ) প্রতিষ্ঠানটির এ ধরনের সভা আহ্বান করার পেছনে যোগাযোগের ফলাবর্তন (Feedback) গুণাবলি অধিকতর ভূমিকা পালন করে। যোগাযোগ প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত পর্যায় হলো ফলাবর্তন। প্রেরকের পাঠানো সংবাদের পরিপ্রেক্ষিতে প্রাপকের যে প্রত্যুত্তর বা মনোভাব প্রকাশ পায়, তাকেই ফলাবর্তন বলে। সংবাদ প্রাপ্তির পর প্রাপক তা বিশ্লেষণ ও উপলব্ধি করে প্রেরকের নিকট তার প্রতিক্রিয়া প্রেরণ করে। এর মাধ্যমে প্রেরক জানতে পারে যে তার বার্তাটি সঠিকভাবে পৌঁছেছে কি না এবং প্রাপক তা কীভাবে গ্রহণ করেছে। কার্যকর ফলাবর্তনের মাধ্যমেই যোগাযোগ প্রক্রিয়াটি পূর্ণতা পায় এবং দ্বিমুখী যোগাযোগ প্রতিষ্ঠিত হয়। উদ্দীপকের মাইক্রোসফট কোম্পানির ক্ষেত্রে দেখা যায়, আঞ্চলিক প্রধানগণ কেবল প্রধান কার্যালয়ের নির্দেশনা গ্রহণ করছেন না, বরং তারা সরাসরি সভায় অংশগ্রহণ করে নিজেদের মূল্যবান তথ্য উপস্থাপন করছেন এবং গুরুত্বপূর্ণ মতামত দিচ্ছেন। এই তথ্য উপস্থাপন এবং মতামত প্রদানই হলো যোগাযোগের ফলাবর্তন। যদি এই ফলাবর্তন প্রক্রিয়া না থাকতো, তবে সভাটি কেবল একমুখী নির্দেশনায় পরিণত হতো এবং আঞ্চলিক প্রধানদের বাস্তব অভিজ্ঞতা ও মতামত প্রধান কার্যালয় জানতে পারতো না। ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়াটি অসম্পূর্ণ থাকতো। পরিশেষে বলা যায়, ভিডিও কনফারেন্সিং প্রযুক্তির মাধ্যমে তাৎক্ষণিক তথ্য বিনিময় এবং দ্বিমুখী মতবিনিময় সম্ভব হওয়ায় এখানে যোগাযোগের ফলাবর্তন গুণাবলি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করেছে, যা প্রতিষ্ঠানটির সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়াকে আরও কার্যকর ও গতিশীল করেছে।