(ক) প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের উদ্দেশ্যে কর্মীদের আদেশ প্রদান, উপদেশ, পরামর্শ প্রদান এবং তাদের কাজের তত্ত্বাবধান ও অনুসরণ করার প্রক্রিয়াকে নির্দেশনা বলে। (খ) কমিটি বলতে এমন একদল ব্যক্তির সমষ্টিকে বোঝায় যাদের ওপর কোনো বিশেষ দায়িত্ব অর্পণ করা হয়। কমিটির সদস্যরা একত্রে মিলিত হয়ে স্বাধীনভাবে মতবিনিময় ও আলাপ-আলোচনার মাধ্যমে যৌথ সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে। বিভিন্ন বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণ ও সুপারিশমালা তৈরির জন্য কমিটি গঠিত হয়। ব্যাপক অর্থে, কমিটি হলো বিশেষভাবে নির্বাচিত বা ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ কর্তৃক মনোনীত এমন কোনো ব্যক্তিসমষ্টি যাদের ওপর কোনো প্রশাসনিক কার্য বা দায়িত্ব ন্যস্ত করা হয় এবং যারা সুসংগঠিতভাবে মিলিত হয়ে সহযোগিতার মাধ্যমে অর্পিত দায়িত্ব পালন করে। কমিটি বোর্ড, কমিশন, কাউন্সিল বা টাস্কফোর্স নামেও পরিচিত। (গ) প্রথম অবস্থায় আরমান সাহেব পদ্ধতি অনুযায়ী লিখিত যোগাযোগ ব্যবহার করেছেন। লিখিতভাবে সংঘটিত যোগাযোগকে লিখিত যোগাযোগ বলে। এই পদ্ধতিতে শব্দ ব্যবহার করে অর্থপূর্ণ সংবাদ লিখে তা প্রাপকের নিকট প্রেরণ করা হয়, যা পাঠ করে প্রাপক এর মর্মার্থ উপলব্ধি করেন। লিখিত যোগাযোগ সাধারণত আনুষ্ঠানিক প্রকৃতির হয়। প্রাতিষ্ঠানিক সিদ্ধান্ত, আদেশ-নির্দেশ অধস্তনদের জানানো এবং অধস্তনদের সমস্যা বা সুপারিশ ঊর্ধ্বতনদের জানানোর ক্ষেত্রে এটি ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। যেমন: চিঠি, ই-মেইল, নোটিশ, প্রতিবেদন ইত্যাদি। উদ্দীপকে দেখা যায়, ফাহিম সিরামিক, নীলগঞ্জ শাখার ব্যবস্থাপক আরমান সাহেব প্রধান অফিসের প্রেরিত তথ্য, সংবাদ বিজ্ঞপ্তি ও চিঠির মাধ্যমে কর্মকর্তা-কর্মচারীদের অবহিত করেন এবং গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশনাসহ নোটিশ বোর্ডে টাঙ্গিয়ে রাখেন। এই তথ্য ও উপাদানের মাধ্যমে স্পষ্ট হয় যে, আরমান সাহেব প্রথম অবস্থায় লিখিত যোগাযোগ পদ্ধতি ব্যবহার করেছেন। (ঘ) উদ্দীপকের দ্বিতীয় পদ্ধতিটি হলো মৌখিক যোগাযোগ। মুখে শব্দ উচ্চারণের মাধ্যমে যে যোগাযোগ সংঘটিত হয় তাকে মৌখিক যোগাযোগ বলে। এটি প্রেরক ও প্রাপকের মধ্যে একটি প্রত্যক্ষ যোগাযোগ ব্যবস্থা, যা পারস্পরিক কথা বলা এবং শ্রবণের মাধ্যমে সম্পন্ন হয়। সামনাসামনি কথোপকথন, সভা, সাক্ষাৎকার, ভাষণ বা টেলিফোনের মাধ্যমে এই যোগাযোগ করা যায়। উদ্দীপকে দেখা যায়, আরমান সাহেব লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমে নির্দেশনা দিলেও প্রধান অফিসের অর্ডার অনুযায়ী উৎপাদন সামগ্রী সময়মতো প্রেরণ করা যাচ্ছিল না। এর ফলে তিনি সভা ডেকে আলাপ-আলোচনার মাধ্যমে তার পরিকল্পনা ও নির্দেশনা ব্যাখ্যা করেন। এটি মৌখিক যোগাযোগের একটি উদাহরণ। কার্যকর যোগাযোগের ক্ষেত্রে মৌখিক যোগাযোগ অনেক ক্ষেত্রে অধিকতর ফলপ্রসূ কারণ: ১. এর মাধ্যমে দ্রুত সংবাদ প্রেরণ ও তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া (Feedback) পাওয়া যায়। ২. সামনাসামনি আলোচনার ফলে ভুল বোঝাবুঝির সুযোগ কমে এবং জটিল বিষয়গুলো সহজে ব্যাখ্যা করা যায়। ৩. এটি কর্মীদের প্ররোচিত করতে এবং তাদের সাথে নিবিড় সম্পর্ক গড়ে তুলতে সাহায্য করে। ৪. আনুষ্ঠানিকতার চাপ কম থাকায় যোগাযোগ সহজ ও সাবলীল হয়। উদ্দীপকের ক্ষেত্রে দেখা যাচ্ছে যে, লিখিত নির্দেশনার ফলে কাজ সম্পন্ন হয়নি, কিন্তু সভা ডেকে আলোচনার পর বিষয়টি পরিষ্কার হয়েছে। সুতরাং, এই বিশেষ পরিস্থিতিতে কার্যকর যোগাযোগের ক্ষেত্রে উদ্দীপকের দ্বিতীয় পদ্ধতি অর্থাৎ মৌখিক যোগাযোগ পদ্ধতিই উত্তম।